Intégration HaloPSA ↔ Pennylane by Halentra

Présentation

Cette intégration permet de synchroniser automatiquement les données entre HaloPSA et Pennylane, notamment les clients, produits, devis et factures.

Ce guide détaille l'ensemble des étapes nécessaires pour configurer l'intégration, réaliser la synchronisation initiale et assurer son suivi dans le temps.

Accès à l'intégration

Connectez-vous à l'application Halentra à l'aide des identifiants fournis par votre interlocuteur chez Halentra : https://apps.halentra.com/

Votre environnement est préconfiguré. Une fois connecté, cliquez sur « Voir » pour accéder à votre locataire.

Lancement de l'assistant de configuration

Après avoir accédé à votre locataire, lancez l'assistant de configuration.

Vous pouvez également accéder directement aux paramètres depuis le menu « Configuration ».

L'assistant vous guidera à travers les différentes étapes de connexion et de paramétrage.

Connexion à HaloPSA

Objectif

Autoriser l'application à communiquer avec votre instance HaloPSA via l'API.

Étape 1 : Créer une application API dans HaloPSA

Depuis votre instance HaloPSA, accédez au menu : Configuration → Intégration → HaloPSA API

Cliquez sur « Voir les applications » puis « Nouveau ».

Créez une nouvelle application avec les paramètres suivants :

• Nom : Pennylane (ou un nom de votre choix)
• Méthode de connexion : Client ID et Secret (Services)

Récupérez :

• Le Client ID
• Le Client Secret

Les autorisations suivantes seront requises :

• admin:webhooks
• edit:tickets
• read:customers
• edit:customers
• read:items
• edit:items
• read:sales
• edit:sales
• read:quotes
• edit:quotes
• read:invoices
• edit:invoices

Étape 2 : Renseigner les informations dans l'application Halentra

Dans l'assistant de configuration, saisissez :

• L'URL de votre instance HaloPSA
• Le Client ID
• Le Client Secret

Validation

Cliquez sur « Vérifier et suivant ».

L'application teste automatiquement la connexion à HaloPSA afin de valider les informations fournies.

En cas de succès, passez à l'étape suivante.

Connexion à Pennylane

Objectif

Autoriser l'application à accéder à votre espace Pennylane.

Procédure

Cliquez sur « Connecter avec Pennylane ».

Vous êtes redirigé vers l'écran d'autorisation Pennylane.

1. Sélectionnez l'entreprise à connecter.
2. Cliquez sur « Autoriser ».
3. Attendez la confirmation de connexion.

Une fois la connexion établie, cliquez sur « Suivant ».

Paramétrage HaloPSA

Cette étape permet de définir certains paramètres nécessaires à la synchronisation.

Groupe d'articles

Sélectionnez le groupe d'articles HaloPSA dans lequel seront créés les produits provenant de Pennylane.

Cette configuration permet à l'intégration de créer automatiquement les produits manquants dans HaloPSA lorsqu'ils existent uniquement dans Pennylane.

Le groupe souhaité peut être sélectionné ou recherché directement depuis l'application.

Correspondance des statuts de devis

Configurez la correspondance entre les statuts de devis HaloPSA et ceux de Pennylane.

Cette association garantit que les changements de statut sont correctement synchronisés entre les deux plateformes.

Une fois les correspondances configurées, cliquez sur « Suivant ».

Création du webhook HaloPSA

Saisissez un nom de webhook non utilisé.

Cliquez ensuite sur « Créer le webhook » pour créer automatiquement le webhook avec les événements nécessaires à la synchronisation.

Une fois la création terminée, poursuivez la configuration.

Correspondance des clients et des produits

Objectif

Associer les enregistrements existants dans HaloPSA avec ceux présents dans Pennylane afin d'éviter les doublons.

Correspondance et exclusion de clients

Correspondance des clients

Accédez à la gestion des correspondances clients.

Pour associer deux clients :

• Cliquez sur « Gérer ».
• Sélectionnez le client à associer.
• Cliquez sur « Mapper ».
• Choisissez l'enregistrement correspondant.
• Validez l'association.

Exemple :

• Pennylane : Tonys Tyre Emporium
• HaloPSA : Tony's Tyre Emporium

Une fois les correspondances créées, cliquez sur « Terminé ».

Un récapitulatif des éléments associés et exclus est alors affiché.

Exclusion de clients

Si un client ne doit jamais être synchronisé, il peut être exclu.

Pour cela :

1. Accéder à « Correspondances » → « Clients ».
2. Sélectionnez le client concerné.
3. Activez son exclusion.

Depuis cet écran, vous pouvez gérer à tout moment les correspondances et exclusions existantes.

Correspondance des produits

Le fonctionnement est identique à celui des clients.

Vous pouvez :

• Associer des produits existants.
• Exclure certains produits de la synchronisation.

Une fois toutes les correspondances vérifiées, cliquez sur « Enregistrer et continuer ».

Paramètres de la synchronisation

Direction de synchronisation

Pour chaque type d'entité, choisissez le sens de synchronisation souhaité. Chaque type d'entité peut disposer de sa propre configuration.

Plage de données

Par défaut, tous les documents activés sont synchronisés depuis leur date de création d'origine. Cela concerne notamment :

• Les devis
• Les factures

Vous pouvez limiter la synchronisation à une période donnée.

Exemple

Pour synchroniser uniquement les devis créés après le 30/05/2026 :

1. Cliquez sur « Modifier ».
2. Sélectionnez le 30/05/2026 comme date de début.
3. Enregistrez la modification.

Seuls les devis créés après cette date seront synchronisés.

Une fois les paramètres définis, cliquez sur « Suivant ».

Synchronisation initiale

Avant de lancer la synchronisation, vérifiez l'ensemble des paramètres configurés.

Lorsque tout est prêt :

1. Cliquez sur « Lancer la synchronisation ».
2. Patientez pendant le traitement.

L'intégration importe alors les données conformément aux règles définies précédemment. Pendant le traitement, l'avancement est affiché en temps réel.

A la fin de l'opération, un message de confirmation indique que la synchronisation est terminée.

Cliquez sur « Suivant » pour poursuivre.

Activation de la synchronisation continue

Une fois la synchronisation initiale terminée, vous pouvez activer la synchronisation automatique des nouveaux éléments.

Pour cela :

1. Cochez « Démarrer la synchronisation maintenant ».
2. Cliquez sur « Terminer la configuration ».

Vous êtes alors redirigé vers le tableau de bord.

L'intégration est désormais opérationnelle.

Suivi des synchronisations

Journal des synchronisations

Le journal de synchronisation permet d'analyser les opérations effectuées et d'identifier les éventuelles erreurs.

Accédez au menu « Journaux des synchronisations ».

Les résultats peuvent être filtrés selon plusieurs critères :

1. Statut
   • Tous les statuts
   • Succès
   • Echoué
   • En attente
   • Ignoré
2. Type d'entité
   • Tous les types d'entité
   • Client
   • Produit
   • Devis
   • Facture
   • Commande
3. Opération
   • Toutes les opérations
   • Créé
   • Mis à jour
   • Supprimé
   • Ignoré
   • Avertissement
4. Direction
   • Toutes les directions
   • HaloPSA -> Pennylane
   • Pennylane -> HaloPSA
5. Période
   • Date de début
   • Date de fin

Ces filtres facilitent l'identification rapide des anomalies de synchronisation.

Création automatique des tickets d'erreurs

L'intégration peut créer automatiquement des tickets dans HaloPSA lorsqu'une erreur est détectée. Pour activer cette fonctionnalité :

1. Accédez au menu « Paramètres ».
2. Allez dans la section « Tickets d'incident ».
3. Activez l'option.
4. Sélectionnez le type de ticket à utiliser.

Suspension ou arrêt de l'intégration

Mise en pause

Il est possible de suspendre temporairement les synchronisations à tout moment. Pour cela :

1. Accédez au menu « Paramètres ».
2. Cliquez sur « Mettre en pause ».

Aucune donnée ne sera synchronisée tant que l'intégration restera suspendue. La synchronisation pourra être reprise ultérieurement.

Désactivation définitive

L'intégration peut également être désactivée de manière permanente. Une intégration désactivée est totalement arrêtée.

Après désactivation :

• Les synchronisations sont interrompues.
• La reprise n'est plus possible.
• Une nouvelle configuration devra être réalisée pour réactiver l'intégration.

Assurez-vous de cette décision avant de confirmer la désactivation.

Obtenir l'intégration

Pour bénéficier de l'intégration, contactez notre équipe commerciale :

• Par email : sales@halentra.com
• Par téléphone : +33 1 85 09 15 15 (choix 1)

Tarification

Un tarif simple et transparent :

• Gratuit pour les organisations disposant d'au moins 5 licences HaloPSA souscrites auprès de Halentra.
• 69 € / mois pour les organisations ne disposant pas de licences HaloPSA auprès de Halentra.

Pour toute question concernant votre éligibilité ou la mise en place de l'intégration, notre équipe commerciale se tient à votre disposition.

Aide et support

Si vous rencontrez des difficultés lors de l'utilisation de la plateforme ou si vous avez des questions concernant ses fonctionnalités, notre équipe de support est à votre disposition pour vous accompagner : support@halentra.com.

Pour toute demande d'assistance, merci de préciser le contexte de votre problème et, si possible, de joindre des captures d'écran afin de faciliter son traitement.

Notre équipe s'efforcera de vous répondre dans les meilleurs délais.